Comprendre vos usages
Entretiens, ateliers et observation des pratiques. L’objectif est de saisir comment vous travaillez vraiment, et pas seulement ce qui est écrit dans les procédures.
L’audit AITOLA
première étape vers une transformation utile
Un audit humain et structurant pour comprendre votre réalité métier, clarifier vos priorités et générer des gains concrets.
Nos maîtres-mots : productivité, sécurité et confort d’usage.
Un audit, pas une inspection
Chez AITOLA, l’audit est une étape humaine et structurante. Nous partons de votre réalité terrain pour comprendre vos usages, vos irritants et vos contraintes, puis construire avec vous des pistes d’amélioration qui tiennent dans votre agenda et votre budget.
Accompagnement, pas contrôle
Cartographier outils et flux
Inventaire des logiciels, dossiers partagés, emails, fichiers Excel et solutions déjà en place pour repérer doublons, frictions et risques de perte d’information.
Identifier les gains concrets
Mise en avant des cas d’usage où l’IA ou l’automatisation peuvent faire gagner du temps, réduire les erreurs ou améliorer la qualité de service, sans révolution brutale.
Prioriser des actions réalistes
Élaboration d’une feuille de route claire, avec des jalons 30, 60 et 90 jours. Chaque action est reliée à un responsable, à un impact attendu et à un niveau d’effort.
Pourquoi commencer par un audit ?
Un processus simple, à taille humaine
Prise de contact
écoute de vos idées, irritants, intuitions.
Rencontre terrain
dirigeants & équipes, sans jargon.
Questionnaire ciblé
pratiques, flux, données, contraintes RGPD.
Analyse croisée
entretiens + outils + questionnaire.
Un audit sur-mesure, au service de vos usages
Le questionnaire personnalisé nous aide à :
Cerner vos pratiques numériques et vos contraintes métier
Repérer les frictions et pertes de temps
Cartographier flux, outils et données
Situer vos enjeux sectoriels et territoriaux
Au-delà de la technique, nous analysons l’organisation, les méthodes et les objectifs.
Préparer les bons chantiers, au bon rythme
À partir de l’analyse croisée, nous proposons des chantiers réalistes, adaptés à vos capacités et alignés sur FAAS : Former – Auditer – Analyser – S’adapter.
Matrix priorité
(impact × effort) & quick wins
Gate de décision par jalon
(POC → déploiement → MCO)
Orientation vers le bon mode IA
(locale / serveurs privés / classique)
Études de cas
PME industrielle (qualité & documentation)
Contexte
PME de 120 collaborateurs certifiée ISO. Les procédures et modes opératoires sont répartis sur plusieurs espaces, avec des versions multiples et une recherche d’information lente.
Objectif
Réduire le temps d’accès à l’information, fiabiliser les versions des documents et sécuriser les contenus sensibles.
Approche d’audit
Cartographie de ~1 800 documents (procédures, fiches suiveuses, plans).
Entretiens ciblés (QHSE, production, méthodes) + chronométrage de tâches récurrentes.
Analyse des flux documentaires (création → validation → diffusion) et points de rupture.
Implémentation (issue de l’audit)
Index documentaire unifié et taxonomie partagée entre services.
Moteur RAG local (on-prem) branché sur le référentiel qualité.
Workflows de validation avec “version unique de référence”.
Formation courte des référents qualité et chefs d’équipe.
Résultats clés
–42 % de temps médian de recherche documentaire.
–28 % sur le délai de traitement des non-conformités mineures.
–35 % de sollicitations “où est le bon doc ?” vers l’équipe qualité.
Souveraineté & conformité
Données hébergées en local sur le site de production, journalisation des accès.
Chiffrement au repos/en transit, comptes nominatifs (RBAC/SSO).
Zéro transfert hors UE ; registre des traitements mis à jour.
Livrables remis
Cartographie & taxonomie.
Roadmap 90 jours + KPIs de suivi.
Guide d’exploitation (runbook) & plan de sauvegarde.
Timeline
Audit Flash 2 semaines → POC RAG 3 semaines → Déploiement 4 semaines.
Cabinet de services (comptabilité & conseil)
Contexte
Cabinet de 35 personnes. Comptes-rendus produits manuellement, relances clients hétérogènes, ressaisies fréquentes.
Objectif
Standardiser la production, réduire la saisie et fiabiliser la communication client.
Approche d’audit
Cartographie des flux (RDV → comptes-rendus → relances → archivage).
Échantillonnage de 60 comptes-rendus et mesure des écarts qualité.
Qualification RGPD des contenus par typologie (sensibles / non sensibles).
Implémentation (issue de l’audit)
Gabarits de comptes-rendus assistés par IA avec checklists par mission.
Workflows no/low-code pour relances et archivage automatique.
Assistant rédaction IA classique (cloud) pour contenus non sensibles (opt-out d’entraînement activé).
RAG sur serveur privé UE pour dossiers clients sensibles.
Résultats clés
–37 % sur le temps de traitement des comptes-rendus.
+1,4 pt de marge sur missions récurrentes.
+18 % de respect des délais (SLA).
Souveraineté & conformité
Données non sensibles traitées en IA managée avec clauses de non-apprentissage.
Données sensibles isolées sur serveur privé UE (chiffrement & cloisonnement).
DPA avec l’hébergeur, registre et journalisation activés.
Livrables remis
Kit de gabarits + prompts documentés et versionnés.
Workflows packagés (relances, archivage, notifications).
Tableau de bord d’usage & qualité (KPIs).
Timeline
Audit 3 semaines → POC 2 semaines → Déploiement 3–4 semaines.
Collectivité (relation usagers & base de connaissances)
Contexte
Volumétrie élevée d’emails et d’appels. Réponses dispersées entre services, difficulté à retrouver l’information à jour.
Objectif
Réduire les doublons, harmoniser les réponses et améliorer la satisfaction des usagers.
Approche d’audit
Cartographie des points de contact (mail, guichet, téléphone, portail).
Échantillon de 500 demandes : typologies, temps de traitement, réitérations.
Audit des sources de vérité (règlements, procédures, pages web) et de leurs propriétaires.
Implémentation (issue de l’audit)
Base de connaissances unifiée + gouvernance éditoriale (responsables, fréquence de mise à jour).
Assistant métier souverain pour réponses de 1er niveau (réponses sourcées et vérifiables).
Routage intelligent des demandes et modèles de réponses validés.
Formation des agents (prise en main, vérifications, escalade).
Résultats clés
–30 % d’emails réitérés à 60 jours.
–25 % de délai moyen de réponse.
+20 % de satisfaction usagers (baromètre interne).
Souveraineté & conformité
Serveur privé UE avec cloisonnement par service.
Journalisation, minimisation et pseudonymisation des données.
Pas de transfert hors UE ; base légale vérifiée.
Livrables remis
Politique d’édition & mise à jour des connaissances.
Procédures de traitement & d’escalade.
Tableau de bord qualité (temps, réitérations, satisfaction).
Timeline
Audit 4 semaines → POC 3 semaines → Déploiement 4–6 semaines.
Prêt à y voir clair ?
